Bisnis.com, JAKARTA--Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Yuddy Chrisnandi menerbitkan Peraturan Menteri PANRB No. 06/2015 tentang Pedoman Pembatasan Pertemuan/Rapat di Luar Kantor dalam Rangka Peningkatan Efisiensi dan Efektivitas Kerja Aparatur.
Beleid baru Menteri Yuddy tersebut sekaligus membuat aparatur sipil negara dapat melaksanakan rapat dan kegiatan di luar kantor, khususnya hotel dan gedung pertemuan swasta.
Kendati demikian, ada beberapa syarat yang harus ditaati petugas pemerintah jika ingin bekerja sama dengan pengelola hotel.
Lantas, apa saja persyaratan yang harus ditaati PNS dan hotel? Ini rincian Peraturan Menteri PANRB No. 06/2015.
1. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam peraturan ini meliputi pertemuan/rapat di luar kantor yang dibiayai APBN atau APBD seperti:
a. Konsinyering/ Focus Group Discussion (FGD)/ pertemuan/ rapat koordinasi/ rapat pimpinan/ rapat kerja/ rapat teknis/ Workshop/ seminar/ simposium/ sosialisasi/ bimbingan teknis;
b. Penyelenggaraan sidang/ konvensi/ konferensi Internasional/ Workshop/ seminar/ simposium/ sosialisasi/ bimbingan teknis/ sarasehan berskala internasional, yang diselenggarakan di dalam negeri.
2. Pengaturan
Penyelenggaraan sidang/ konvensi/ konferensi Internasional/ workshop/ seminar/ simposium/ sosialisasi/ bimbingan teknis/ sarasehan berskala Internasional yang diselenggarakan di dalam negeri.
Konsinyering/ Focus Group Discussion (FGD)/ pertemuan/ rapat koordinasi/ rapat pimpinan/ rapat kerja/ rapat teknis /sosialisasi /bimbingan teknis /workshop /seminar /simposium dan sarasehan (pertemuan non Internasional), dapat dilaksanakan apabila memenuhi salah satu kriteria berikut:
1) Pertemuan yang memiliki urgensi tinggi terkait dengan pembahasan materi bersifat strategis atau memerlukan koordinasi lintas sektoral, memerlukan penyelesaian secara cepat, mendesak, dan terus menerus (simultan), sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor.
2) Tidak tersedia ruang rapat kantor milik sendiri/instansi pemerintah di wilayah tersebut, tidak tersedia sarana dan prasarana yang memadai.
3) Lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau oleh peserta baik sarana transportasi maupun waktu perjalanan.
3. Perencanaan dan Pelaksanaan
Untuk mewujudkan akuntabilitas kegiatan, maka ketentuan dalam kriteria di atas:
Perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan kegiatan harus disusun dan ditandatangani oleh penanggung jawab kegiatan dan disampaikan kepada unit pengawas internal.
Pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor harus memiliki output/hasil yang jelas, yang dibuktikan berupa:
1) Transkip hasil rapat;
2) Notulensi rapat dan/atau laporan; dan
3) Daftar hadir peserta rapat.
4. Evaluasi
Pemantauan, evaluasi, dan pelaporan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor dilaksanakan oleh K/L/Pemda dan hasilnya disampaikan kepada unit pengawas internal masing-masing dilengkapi dengan data-data pendukung.
Hasil pemantauan unit pengawas internal disampaikan secara berkala setiap 6 bulan sekali kepada Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi c.q Deputi Bidang Reformasi Birokrasi, Akuntabilitas Aparatur, dan Pengawasan yang selanjutkan dilaporkan kepada Presiden dan Wakil Presiden Republik Indonesia.
