OPINI: Efisiensi yang Efektif

Bisnis.com, JAKARTA — Kata “efisiensi” menggema di mana-mana. Tak hanya di Indonesia, kakek Donald Trump di Amerika sana pun menjadikannya sebagai jargon.

Dia bahkan membentuk kementerian baru yang khusus mengurusi efisiensi di pemerintahan. Banyak orang beranggapan bahwa efisiensi sekadar memangkas anggaran.

Anggapan itu tak salah, tapi tak sepenuhnya benar. Bagaimana pun juga efisiensi harus ada tujuannya, yaitu meningkatkan kinerja organisasi, apakah itu pemerintah atau perusahaan. Artinya, efisiensi harus efektif. Kalau begitu, apa sesungguhnya efisiensi yang efektif itu?

Efisiensi yang efektif merujuk pada kemampuan untuk mencapai hasil maksimal dengan penggunaan sumber daya minimum, termasuk waktu, biaya, dan tenaga, sambil tetap mempertahankan atau meningkatkan kualitas hasil. Efisiensi yang efektif tak sekadar pengurangan biaya, tapi juga mencakup optimalisasi proses dan inovasi untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Dengan kata lain, efisiensi yang efektif berarti bukan hanya bekerja lebih cepat, tetapi juga bekerja lebih cerdas.

Pentingnya Efisiensi yang Efektif

Di era globalisasi dan kemajuan teknologi, tuntutan untuk menjadi efisien semakin meningkat. Organisasi harus bersaing tak hanya dengan pesaing lokal tetapi juga internasional.

Dalam konteks ini, efisiensi yang efektif menjadi salah satu faktor penentu keberhasilan. Dengan menerapkan prinsip efisiensi yang efektif, baik organisasi dapat mengurangi biaya operasional, bukan dengan hanya memotong biaya, tapi juga dengan mengoptimalkan proses dan penggunaan sumber daya, yang pada gilirannya akan meningkatkan produktivitas dan profitabilitas.

Dengan efisiensi yang efektif organisasi menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan dengan hasil yang lebih baik dan lebih banyak sehingga biaya per unit hasil akan lebih rendah.

Bagi perusahaan, ini berarti laba yang lebih besar, sedangkan bagi pemerintah, ini berarti ada sisa anggaran yang dapat digunakan untuk membiayai kegiatan-kegiatan yang lebih bermanfaat bagi masyarakat.

Efisiensi yang efektif juga berarti organisasi memiliki waktu yang lebih banyak untuk melakukan inovasi dan pengembangan karena waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang tak perlu dan tak penting dapat diminimalkan.

Dengan tersedianya waktu, organisasi dapat mendorong para pegawainya untuk mengarahkan penggunaan waktu tersebut ke arah inovasi guna memperbaiki dan atau mengembangkan produk atau layanan bagi konsumen.

Para pegawai, misalnya, dapat berinovasi memperbaiki proses layanan kepada konsumen sehingga layanan yang dapat organisasi berikan bagi setiap konsumen akan semakin dan organisasi dapat melayani lebih banyak konsumen.

Layanan yang semakin cepat dan produk yang semakin berkualitas tentunya akan meningkatkan kepuasan konsumen yang membuat konsumen semakin loyal pada organisasi. Tentunya ini membuat keberhasilan organisasi semakin berkelanjutan.

Selain itu, efisien yang efektif dapat berkontribusi pada keberlanjutan lain yang terkait lingkungan hidup karena berkurangnya sumber daya alam yang digunakan dan limbah yang dihasilkan organisasi untuk menyediakan produk dan layanan yang sama.

Cara Mencapai Efisiensi yang Efektif

Untuk mencapai efisiensi yang efektif, sebagai langkah awal, organisasi perlu menganalisis proses yang ada secara menyeluruh untuk mengidentifikasi simpul-simpul proses yang tak efisien.

Analisis ini ibaratnya untuk mengenali mana yang “otot” dan mana yang “lemak” supaya organisasi tak salah pangkas nantinya. Yang perlu dihilangkan adalah “lemak”; bila yang dipangkas adalah “otot”, maka organisasi akan lumpuh.

Dalam mewujudkan efisiensi yang efektif, organisasi perlu memanfaatkan teknologi terkini untuk melakukan automasi tugas-tugas rutin sehingga waktu penyelesaian tugas dapat dipersingkat dan akurasinya dapat ditingkatkan.

Selain itu, otomasi tugas-tugas yang berulang dan manual mengurangi keterlibatan pegawai untuk pekerjaan administratif yang acapkali makan waktu lebih banyak ketimbang pekerjaan pokoknya.

Contohnya adalah penggunaan teknologi digital untuk membantu komunikasi dalam rangka koordinasi dan kolaborasi yang lebih baik dan untuk melacak kemajuan pekerjaan secara real-time.

Efisiensi yang efektif mengharuskan pula organisasi menginvestasikan waktu dan sumber dayanya untuk melatih para pegawai tentang cara melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efisien.

Keberadaan teknologi digital hanyalah untuk membantu pelaksanaan pekerjaan, yang menjadi pelaksananya tetap para pegawai.

Oleh karenanya, peningkatan keterampilan dan pengetahuan para pegawai mutlak dilakukan agar mereka dapat berkontribusi secara optimal pada efisiensi secara keseluruhan.

Selain itu, para pegawai yang terampil dan berpengetahuan akan lebih mampu untuk beradaptasi dengan perubahan dan membangun rasa loyalitas dan keterlibatan pada organisasi.

Dalam efisiensi yang efektif, kata “efisiensi” bersanding dengan kata “efektif”. Artinya, seperti yang saya sampaikan di awal, efisiensi yang diterapkan harus ada tujuannya. Tujuan yang ditetapkan haruslah spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu atau disingkat SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant dan Time-bound).

Tujuan yang SMART ini lebih mudah dipahami sehingga para pegawai dapat lebih memfokuskan upaya mereka dengan menghindari atau mengurangi kegiatan yang tidak relevan dan perlu.

Adapun, tujuan yang SMART juga memungkinkan adanya umpan balik untuk pencapaian tujuan yang lebih baik di periode berikutnya. Agar umpan balik dapat diperoleh secara teratur, organisasi perlu membangun sistem dan mekanisme untuk mengumpulkan umpan balik secara rutin dari para pegawai dan para pemangku kepentingan lainnya sebagai bahan evaluasi apa yang berhasil dan apa yang perlu diperbaiki.

Satu hal lagi yang tak boleh dilewatkan dalam mewujudkan efisiensi yang efektif adalah kreativitas dan inovasi. Efisiensi yang efektif harus mampu menciptakan lingkungan kerja di mana pegawai memiliki keleluasaan waktu untuk mengemukakan gagasan dan mencari solusi baru.

Hal ini adalah kesempatan organisasi untuk sekalian membangun budaya yang menjunjung tinggi kreativitas dan inovasi. Tujuan keberadaan budaya ini cuma satu, yaitu menemukan cara baru untuk meningkatkan efisiensi yang mendorong pencapaian tujuan organisasi.

Dampak Efisiensi yang Efektif

Penerapan efisiensi yang efektif berdampak signifikan pada kinerja keseluruhan organisasi. Bagi perusahaan, efisiensi yang efektif akan meningkatkan margin keuntungan, sedangkan bagi pemerintah, efisiensi yang efektif dapat memberikan kelebihan anggaran yang dapat dimanfaatkan untuk belanja modal yang mendorong pencapaian pertumbuhan ekonomi.

Dengan secara konsisten menerapkan efisiensi yang efektif, organisasi membangun budaya yang kuat yang bersandar tak hanya pada efisiensi yang efektif, tapi juga pada kreativitas dan inovasi.

Lewat budaya yang kuat, para pegawai akan terdorong dan termotivasi untuk berkontribusi. Selain itu, efisiensi yang efektif dapat membuat organisasi lebih kompetitif karena mampu menghasilkan produk atau layanan yang lebih baik dengan biaya yang lebih rendah.

Sebagai konsekuensi uraian di atas, pimpinan dan manajemen organisasi harus bijak menyikapi gerakan efisiensi dengan tak hanya semata-mata melakukan pemangkasan biaya, tapi juga memikirkan efektivitas dari pemangkasan tersebut.

Efisiensi yang efektif memotong “lemak”, bukan “otot”. Efisiensi yang efektif mendorong kreativitas dan inovasi, bukan mendemotivasi pegawai. Efisiensi yang efektif harus memperbaiki produk dan layanan, bukan malah mengecewakan konsumen.

Dengan demikian, efisiensi yang efektif justru mendorong keberhasilan organisasi secara berkelanjutan.